Pelatihan Personel

Pelatihan Personel
Pelatihan personel ini dilakukan untuk meningkatkan keterampilan dan kemampuan personel serta memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru.
Tiga kelompok yang diberi pelatihan antara lain:


Personel teknis : Yang dimaksud dengan personel teknis disini adalah, orang – orang yang berkewajiban menjalankan sistem, mengoperasikan dan memelihara sistem yang baru. Mereka dianggap perlu menjalani pelatihan ini agar mereka dapat mengoperasikan, memelihara dan menjalankan sistem yang baru. Supaya sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data pelatihan ini dapat berjana dengan baik dan aman. Bila ada kerusakan dalam sistem dapat langsung diperbaiki sehingga tidak mengganggu berjalannya sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data pelatihan ini.
Pegawai : pegawai adalah orang yang berinteraksi langsung dengan sistem yaitu administrator

Program Pelatihan
Pelatihan bisa secara tutorial atau kelas meliputi :
1. Pelatihan in-house (sewa kelola / di tempat).
2. Pelatihan yang disediakan vendor.
3. Pelatihan dari jasa luar.

Tahap Penggunaan

Ini dilakukan bila sistem baru dinyatakan aman untuk dipakai.

Penggunaan sistem.
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Audit sistem.
Merupakan postimplementation review untuk memastikan kriteria kinerja terpenuhi

Pemeliharaan sistem (Maintenance).

* Memperbaiki kesalahan, yaitu kesalahan yang tidak ditemukan pada saat testing (tahap penerapan)
* Menjaga kemutakhiran sistem, yaitu misal pembaharuan rumus-rumus perhitungan yang berubah (pajak sosial misalnya)
* Meningkatkan system


Pengembangan Didalam Perusahaan

Beberapa perusahaan memiliki informasi yang sangat unik, sehingga hanya bisa dipenuhi melalui perkembangan internal

Partisipasi Dalam Pengembangan Sistem

Propesional system ( Profesional System ) adalah analisis system, desiner system dan pemrograman. Orang-orang ini adalah yang membangun system.

Pengguna Akhir ( End User ) adalah orang-orang yang menggunakan system yang dibangun, ada banyak pengguna di berbagai tingkat perusahaan, termasuk Manager, Staff operasional, akuntan dan auditor internal.

Di Kutip dari : Google

Tahap Penerapan

Tahap Penerapan adalah kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumver daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sitem yang bekerja. Seperti pada tahap analisa, langkah ini diupayakan untuk membangun kerja sama yang baik dengan pemakai/pegawai

Mendapatkan sumber daya perangkat keras, perangkat lunak dan penyiapan database.
Bila sistem aplikasi (perangkat lunak) yang dibutuhkan merupakan program jadi, maka tinggal disiapakan konversi database dan penyediaan perangkat keras. Penyediaan hardware dapat dilakukan dengan melakukan penawaran kepada pemasok. Bila software yang diperlukan bersifat spesifik sehingga perlu langkah untuk membuat kode program, maka pada langkah ini programmer membuat kode program dengan mengacu kepada spesifikasi dan dokumentasi yang telah dibuat

Menyiapkan fasilitas fisik yang lain.


Yaitu perlengkapan lain yang mungkin diperlukan, misalnya pengatur suhu ruangan, pendeteksi bahaya kebakaran dan pelindung dari kebakaran dsb.

Mendidik peserta dan pemakai

Masuk ke sistem baru (uji coba dan testing).
Proses menghentikan sistem lama untuk beralih ke sistem baru disebut cutover, dan ada 4 pendekatan dasar :

* Pilot (percontohan).

Mencobakan suatu sistem percobaan yang diterapkan pada satu subset dari keseluruhan operasi

* Serrentak (Immediate).

langsung beralih dari sistem lama ke sistem baru secara bersamaan (keseluruhan). Ini cukup riskan sehingga cocok untuk perusahaan skala kecil

* Bartahap (Phased).

Cutover dilakukan pada suatu bagian/subsistem untuk suatu waktu, selanjutnya beralih atau bertambah untuk subsistem yang lain. Ini lebih populer untuk perusahaan skala besar.

* Paralel.

Dengan tidak meninggalkan sistem yang lama sistem baru mulai dipergunakan untuk duji sampai sistem baru dinyatakan selesai diuji. Pendekatan ini paling aman tetapi

Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi di antara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal. Komunikasi atau communicaton berasal dari bahasa Latin communis yang berarti sama. Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama ((make to common). Secara sederhana komuniikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one another).
Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan organis. Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi. Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan.
Pada binatang, komunikasi juga dilakukan dengan cara yang sederhana melalui tindakan - tindakan yang bersifat reflek. Menurut sejarah evolusi sekitar 250 juta tahun yang lalu munculnya "otak reptil" menjadi penting karena otak memungkinkan reaksi-reaksi fisiologis terhadap kejadian di dunia luar yang kita kenal sebagai emosi. Pada manusia modern, otak reptil ini masih terdapat pada sistem limbik otak manusia, dan hanya dilapisi oleh otak lain "tingkat tinggi".
Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran. Komunikasi dapat berupa interaktif, transaktif, bertujuan, atau tak bertujuan.
Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.
Walaupun komunikasi sudah dipelajari sejak lama dan termasuk “barang antik”, topik ini menjadi penting khususnya pada abad 20 karena pertumbuhan komunikasi digambarkan sebagai “penemuan yang revolusioner”, hal ini dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat seperti radio, Televisi, telepon, satelit dan jaringan komuter seiring dengan industiralisasi bidang usaha yang besar dan politik yang mendunia. Komunikasi dalam tingkat akademi mungkin telah memiliki departemen sendiri dimana komunikasi dibagi-bagi menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya, namun subyeknya akan tetap. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan keberagaman komunikasi itu sendiri.

Training & implementasi

Karena tujuan sistem yang baru adalah untuk mengganti prosedur - prosedur lama, maka pelatihan kepada user yang akan menggunakan sistem merupakan hal penting.

Setelah pelatihan selesai dilakukan konversi (peralihan) dari sistem lama ke sistem yang baru, mungkin perlu menulis program khusus untuk menukar file - file yang ada menjadi file-file yang baru atau membuat file - file dari catatan manual .

Ada beberapa cara konversi ke sistem yang baru:

1. Konversi langsung yaitu sistem yang lama secara sekaligus diganti dengan sistem yang baru.

2. Konversi pararel dengan cara sistem baru dan lama dijalankan secara bersamaan untuk beberapa waktu, sehingga jika sistem baru mengalami gangguan sistem lama dapat mengkompensasi.

3. Konversi bertahap adalah peralihan ke sistem yang baru dilakukan bagian per bagian.

4. Konversi pilot studi: mirip konversi bertahap, sistem baru diimplementasikan dibidang tertentu dalam organisasi, setelah berhasil baru diimplementasikan dibidang yang lain .

Pelatihan Personel

Pelatihan Personel
Pelatihan personel ini dilakukan untuk meningkatkan keterampilan dan kemampuan personel serta memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru.
Tiga kelompok yang diberi pelatihan antara lain:


Personel teknis : Yang dimaksud dengan personel teknis disini adalah, orang – orang yang berkewajiban menjalankan sistem, mengoperasikan dan memelihara sistem yang baru. Mereka dianggap perlu menjalani pelatihan ini agar mereka dapat mengoperasikan, memelihara dan menjalankan sistem yang baru. Supaya sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data pelatihan ini dapat berjana dengan baik dan aman. Bila ada kerusakan dalam sistem dapat langsung diperbaiki sehingga tidak mengganggu berjalannya sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data pelatihan ini.
Pegawai : pegawai adalah orang yang berinteraksi langsung dengan sistem yaitu administrator

Program Pelatihan
Pelatihan bisa secara tutorial atau kelas meliputi :
1. Pelatihan in-house (sewa kelola / di tempat).
2. Pelatihan yang disediakan vendor.
3. Pelatihan dari jasa luar.

Pembuatan dokumentasi

untuk mengetahui jumlah dan hubungan interaksi antar proses yang ada. Dokumentasi yang telah dibuat kemudian diterapkan dalam aktifitas proses bisnis sehari – hari sebagai langkah DO. Langkah selanjutnya adalah memeriksa efektifitas pelaksanaan sebagai tahapan CHECK untuk kemudian dilakukan perbaikan bila ada ketidaksesuaian sebagai tahapan ACTION. Dokumentasi adalah hal yang penting dilakukan karena menjadi acuan pada tahapan operasi dan pemeliharaan, pada tahapan implementasi, dokumentasi yang dibuat dapat dibagi menjadi tiga jenis : Dokumentasi Pengembangan, Dokumentasi ini menjabarkan system secara lengkap, mencakup deskripsi system, bentuk keluaran, bentuk masukkan, bentuk basis data, bagan alir program, hasil pengujian dan bahkan lembar penerimaan pemakai. Dokumentasi Operasi, dokumentasi ini mencakup antara lain, jadwal pengoprasian, cara pengoprasian peralatan, factor-faktor keamanan, dan masa berlakunya suatu berkas. Dokumentasi Pemakai, berisi petunjuk untuk menggunakan masing-masing program dan juga mencakup materi pelatihan.
Dokumentasi adalah materi tertulis/video/audio yang menjabarkan cara beroperasinya sebuah sistem (termasuk pokok bahasan-pokok bahasan yang harus dikuasai oleh pemakai)
Tujuan Dokumentasi :
Pelatihan
Penginstruksian
Pengkomunikasian
Penetapan standart kinerja
Pemeliharaan sistem
Referensi histories
Menyiapkan Dokumen
Empat Area Utama Dokumentasi :
Dokumentasi Pemakai
Dokumentasi Sistem
Dokumentasi Perangkat Lunak
Dokumentasi Operasi